Apakah kalian pernah mendengar istilah administrative aide? Mungkin sebagian dari kalian sudah familiar dengan pekerjaan ini, namun sebagian lainnya masih bingung apa sebenarnya tugas dan tanggung jawab seorang administrative aide.
Jika kalian termasuk yang penasaran, maka artikel ini cocok untuk kalian baca. Pekerjaan administrative aide sangatlah penting dan dibutuhkan di hampir semua bidang usaha. Tanpa adanya administrative aide, pekerjaan administratif akan menjadi kacau dan tidak teratur.
Oleh karena itu, administrative aide harus memiliki keterampilan dan kualifikasi yang memadai untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik.
Namun, bagaimana cara menjadi seorang administrative aide yang handal dan profesional? Apa saja yang harus dipelajari dan dikuasai oleh seorang administrative aide? Untuk menjawab itu semua pertanyaan tersebut dengan lengkap dan jelas, simak langsung sebagai berikut.
Apa itu Administrative Aide
Lanjut mengenai pengertian akan pembahasan kali ini, jika Administrative aide adalah seseorang yang membantu mengelola serta menjalankan tugas administratif di berbagai macam perusahaan dan juga organisasi.
Lalu bertanggung jawab membantu manajer serta staf lainnya untuk menjalankan tugas sehari-hari terkait akan administrasi, termasuk juga pengolahan dokumen, pengaturan jadwal, dan juga pengelolaan informasi.
Apa Tugas Seorang Administrative Aide?
Sedangkan tugas administrative aide sangat beragam, semua itu tergantung dari jenis perusahaan mereka bekerja. Akan tetapi, beberapa tugas umum yang dilakukan sebagi administrative aide diantaranya adallah:
- Bertanggung jawab mengelola dokumen seperti surat, memo, dan juga laporan. Pastikan bahwa semua dokumen tersebut tersimpan baik dan mudah sehingga bisa diakses oleh staf lainnya. Lalu urus perizinan, pengarsipan, dan penghapusan dokumen yang sudah tidak diperlukan.
- Bertanggung jawab juga mengatur jadwal pertemuan serta acara penting lainnya. Memastikan juga bahwa semua pertemuan telah diatur dengan baik dan tidak tumpang tindih dengan jadwal lain. Mereka juga harus mengirimkan undangan, mengkonfirmasi kehadiran, dan menyiapkan perlengkapan yang dibutuhkan.
- Mengelola informasi dengan baik, termasuk juga informasi mengenai karyawan serta klien. Memastikan bahwa informasi tersimpan dengan baik dan aman. Mereka juga harus memperbarui dan memverifikasi data yang ada, serta membuat laporan yang relevan.
- Bertanggung jawab mengelola inventaris perusahaan, termasuk atur pembelian dan pengadaan barang dibutuhkan. Mereka harus memastikan bahwa semua barang tersedia dan dalam kondisi baik. Mereka juga harus mencatat dan melaporkan stok barang, serta mengurus retur dan klaim barang yang rusak.
- Buat laporan serta buat laporan tentang kegiatan dan kinerja perusahaan. Lalu laporan tersebut bisa digunakan membantu manajer dalam mengambil keputusan tepat. Mereka harus dapat membuat laporan yang akurat, lengkap, dan tepat waktu, serta menggunakan format dan gaya bahasa yang sesuai.
Kualifikasi Untuk Menjadi Administrative Aide
Jika ingin menjadi administrative aide, ada beberapa kualifikasi harus dipenuhi. Agar lebih jelasnya mengenai beberapa kualifikasi umum dibutuhkan diantaranya adalah:
- Pendidikan tidak selalu dibutuhkan latar belakang pendidikan tertentu, akan tetapi sebagian besar perusahaan memilih kandidat memiliki minimal gelar sarjana di bidang administrasi atau bisnis. Hal ini karena pekerjaan ini membutuhkan pengetahuan dan pemahaman tentang proses dan sistem administrasi yang berlaku di perusahaan.
- Keterampilan komunikasi baik, baik itu secara lisan maupun tulisan. Mereka harus berkomunikasi dengan jelas dan efektif. Harus bisa berinteraksi dengan baik dengan klien dan pihak lain. Selain itu, mereka harus menguasai bahasa Inggris dan bahasa lain yang relevan dengan bidang usaha perusahaan.
- Keterampilan administrasi baik, termasuk kemampuan dalam mengelola dokumen, atur jadwal, serta mengelola informasi. Dapat bekerja dengan rapi, teliti, dan terorganisir.
- Harus memiliki keterampilan teknologi yang baik, termasuk kemampuan dalam menggunakan komputer dan perangkat lunak yang berkaitan dengan pekerjaan administrasi. Mereka harus dapat mengoperasikan program seperti Microsoft Office, Google Suite, dan aplikasi lain yang digunakan untuk membuat dokumen, spreadsheet, presentasi, dan laporan. Mereka juga harus dapat menggunakan internet, email, dan media sosial untuk berkomunikasi dan mencari informasi.
Cara Menjadi Seorang Administrative Aide
Jika kalian tertarik untuk menjadi seorang administrative aide, ada beberapa langkah yang harus kalian lakukan. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat kalian ikuti untuk menjadi seorang administrative aide:
1. Menempuh pendidikan yang sesuai
Langkah pertama yang harus kalian lakukan adalah menempuh pendidikan yang sesuai dengan jurusan administrasi atau bisnis. Kalian dapat memilih program studi yang berkaitan dengan pekerjaan ini, seperti administrasi bisnis, administrasi publik, administrasi perkantoran, atau manajemen bisnis. Kalian dapat menempuh pendidikan di tingkat diploma, sarjana, atau pascasarjana, tergantung dari kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan yang kalian inginkan.
2. Mengembangkan keterampilan dan keahlian yang dibutuhkan
Langkah kedua yang harus kalian lakukan adalah mengembangkan keterampilan dan keahlian yang dibutuhkan untuk profesi ini. Kalian dapat melakukan hal-hal berikut untuk meningkatkan keterampilan dan keahlian kalian:
- Mengikuti kursus atau pelatihan Kalian dapat mengikuti kursus atau pelatihan yang berkaitan dengan pekerjaan ini, seperti keterampilan komunikasi, keterampilan administrasi, keterampilan teknologi, dan keterampilan lain yang relevan. Kalian dapat mencari kursus atau pelatihan yang tersedia di lembaga pendidikan, lembaga pelatihan, atau platform online.
- Membaca buku atau artikel Kalian dapat membaca buku atau artikel yang berkaitan dengan pekerjaan ini, seperti buku tentang administrasi bisnis, artikel tentang tips dan trik administrasi, atau artikel tentang tren dan perkembangan administrasi. Kalian dapat mencari buku atau artikel yang tersedia di perpustakaan, toko buku, atau internet.
- Berlatih secara mandiri Kalian dapat berlatih secara mandiri untuk meningkatkan keterampilan dan keahlian kalian, seperti membuat dokumen, mengatur jadwal, atau membuat laporan. Kalian dapat menggunakan contoh-contoh yang ada di internet, buku, atau kursus sebagai referensi. Kalian juga dapat meminta masukan atau saran dari orang lain yang berpengalaman di bidang administrasi.
3. Mencari pengalaman kerja yang relevan
Langkah ketiga yang harus kalian lakukan adalah mencari pengalaman kerja yang relevan dengan pekerjaan ini. Pengalaman kerja dapat membantu kalian untuk memperoleh pengetahuan, keterampilan, dan keahlian yang praktis, serta membangun jaringan dan reputasi profesional. Kalian dapat melakukan hal-hal berikut untuk mencari pengalaman kerja:
- Magang atau kerja paruh waktu Kalian dapat magang atau kerja paruh waktu di perusahaan atau organisasi yang berkaitan dengan bidang administrasi atau bisnis. Kalian dapat mencari lowongan magang atau kerja paruh waktu yang tersedia di internet, koran, atau media sosial. Kalian juga dapat menghubungi perusahaan atau organisasi yang kalian minati secara langsung.
- Sukarela atau berpartisipasi dalam proyek Kalian dapat sukarela atau berpartisipasi dalam proyek yang berkaitan dengan bidang administrasi atau bisnis. Kalian dapat mencari kesempatan sukarela atau proyek yang tersedia di komunitas, organisasi sosial, atau platform online. Kalian juga dapat membuat atau menginisiasi proyek kalian sendiri.
- Membuat portofolio atau blog Kalian dapat membuat portofolio atau blog yang menunjukkan keterampilan dan keahlian kalian di bidang administrasi atau bisnis. Kalian dapat membuat portofolio atau blog yang berisi dokumen, laporan, atau karya-karya kalian yang berkaitan dengan pekerjaan ini. Kalian juga dapat menambahkan testimoni atau rekomendasi dari orang-orang yang pernah bekerja sama dengan kalian.
4. Mencari dan melamar pekerjaan sebagai administrative aide
Langkah keempat yang harus kalian lakukan adalah mencari dan melamar pekerjaan sebagai administrative aide. Kalian dapat melakukan hal-hal berikut untuk mencari dan melamar pekerjaan:
- Mencari lowongan pekerjaan Kalian dapat mencari lowongan pekerjaan sebagai administrative aide yang tersedia di berbagai sumber, seperti internet, koran, media sosial, atau jaringan profesional. Kalian dapat menggunakan kata kunci seperti “administrative aide”, “administrative assistant”, “administrative staff”, atau “administrative support” untuk mencari lowongan pekerjaan yang sesuai.
- Menyiapkan berkas lamaran Kalian harus menyiapkan berkas lamaran yang menarik dan profesional untuk melamar pekerjaan ini. Berkas lamaran kalian harus mencakup surat lamaran, curriculum vitae (CV), portofolio atau blog, dan dokumen pendukung lainnya yang relevan. Kalian harus menyesuaikan berkas lamaran kalian dengan persyaratan dan kriteria yang ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi yang kalian lamar.
- Mengikuti proses seleksi Kalian harus mengikuti proses seleksi yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi yang kalian lamar. Proses seleksi dapat berupa tes tertulis, wawancara, atau tugas praktik. Kalian harus mempersiapkan diri kalian dengan baik untuk mengikuti proses seleksi, seperti belajar materi yang berkaitan dengan pekerjaan, berlatih menjawab pertanyaan, atau berlatih melakukan tugas administratif.
Prospek Karir dan Gaji Seorang Administrative Aide
Prospek karir dan gaji seorang administrative aide sangatlah menjanjikan dan bervariasi, tergantung dari jenis perusahaan atau organisasi, tingkat pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan, dan keahlian yang dimiliki. Berikut ini adalah beberapa informasi tentang prospek karir dan gaji seorang administrative aide:
- Prospek karir Administrative aide memiliki prospek karir yang baik, karena pekerjaan ini dibutuhkan di hampir semua bidang usaha. Dapat bekerja di berbagai jenis perusahaan atau organisasi, seperti pemerintah, swasta, pendidikan, kesehatan, atau non-profit. Selain itu juga dapat memiliki kesempatan untuk meningkatkan posisi dan tanggung jawab mereka, seperti menjadi administrative coordinator, administrative manager, atau executive assistant.
- Gaji Gaji seorang administrative aide sangatlah bervariasi, tergantung dari faktor-faktor yang telah disebutkan di atas. Gaji rata-rata seorang administrative aide di Indonesia adalah sekitar Rp 4.000.000 per bulan. Gaji tertinggi di Indonesia adalah sekitar Rp 10.000.000 per bulan, sedangkan gaji terendah seorang administrative aide di Indonesia adalah sekitar Rp 2.000.000 per bulan.
Kesimpulan
Demikianlah pembahasan apa itu administrative aide dan bagaimana menjadi salah satunya dapat Orangbaik.org sampaikan. Semoga bermanfaat bagi kalian yang tertarik untuk menjadi seorang administrative aide.
